MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE e CONTROLLO
“PROCEDURE − PIANO DI GESTIONE DEL RISCHIO”
PROCEDURA WHISTLEBLOWING
PREMESSA
CAMPUS BIO-MEDICO S.p.A. (di seguito “CBM SPA” o “la Società”) ha adottato ed
efficacemente attuato un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del
D.Lgs. 231/2001 (di seguito “Modello”) e, con la presente “Procedura Whistleblowing” (di
seguito anche solo “Procedura”), che è parte integrante del Modello, intende
regolamentare l’utilizzo dei canali di segnalazione attivati in ottemperanza a quanto
previsto dall’art. 6 del D. Lgs. 231/2021 e dal D. Lgs. n. 24/2023, riguardante la protezione
delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative
nazionali.
ART. 1 - RIFERIMENTO NORMATIVO
La legge 30 novembre 2017 n. 179, recante “Disposizioni per la tutela degli autori di
segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un
rapporto di lavoro pubblico o privato”, ha esteso per la prima volta la tutela del c.d.
“whistleblower” al settore privato, prevedendo specifici obblighi a carico degli enti nei
Modelli di organizzazione, gestione e controllo.
La stessa normativa prevedeva che all’interno dei Modelli di organizzazione e gestione
fossero individuati uno o più canali di comunicazione, tali da garantire la riservatezza
dell’identità del segnalante, che consentissero a quest’ultimo di presentare segnalazioni
circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del decreto 231/2001, di cui lo stesso
fosse venuto a conoscenza in ragione delle funzioni svolte presso l’Ente (questo il contenuto
dell’art. 6, co. 2 bis del decreto), prevedendo misure di tutela che ponessero il segnalante
al riparo da eventuali discriminazioni o misure ritorsive subite in ragione dell’effettuata
segnalazione.
Il Decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del
Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezi0one delle
persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la
protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” ha
recepito la Direttiva Europea emanata al fine di garantire ai segnalanti una sempre
maggiore tutela e protezione da ritorsioni e favorire l’emersione degli illeciti, con l’obiettivo
di incentivare l’utilizzo dello strumento del whistleblowing sia nel settore pubblico che nel
settore privato.
La presente procedura è, quindi, finalizzata a dare attuazione a tale decreto e, in
particolare, fa riferimento a:
- Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24;
- Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231;
- Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex d.lgs. n. 231/2001 adottato da CBM
S.p.A. di cui costituisce parte integrante;
- Direttiva (UE) 2019/1937;
- Codice Etico;
- Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR);
- Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii.);
- Linee guida ANAC in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del
diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni
normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne,
approvate con delibera n. 311 del 12 luglio 2023.
Art. 2 – SCOPO DELLA PROCEDURA
La presente procedura ha lo scopo di istituire chiari ed identificati canali informativi idonei
a garantire la ricezione, l’analisi e il trattamento di segnalazioni. Ciò, al fine di risolvere o, se
possibile, di prevenire eventuali problematiche che potrebbero derivare da un illecito
aziendale o da un'irregolarità di gestione, permettendo di affrontare le criticità
rapidamente e con la necessaria riservatezza.
Inoltre, la presente procedura è tesa a:
- garantire la riservatezza dell’identità della persona del segnalante, del facilitatore,
della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione,
nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;
- tutelare adeguatamente il soggetto segnalante da condotte ritorsive e/o
discriminatorie dirette o indirette per motivi collegati direttamente o indirettamente
alla segnalazione, nonché informare circa la protezione dalle ritorsioni;
- garantire un uso corretto e non improprio e/o abusivo dello strumento da parte del
segnalante;
- assicurare per la segnalazione un canale specifico, indipendente e autonomo.
La presente Procedura costituisce parte integrante del Modello di Organizzazione,
Gestione e Controllo adottato da CBM SPA ai sensi del d.lgs. 231/2001.
ART. 3 - AMBITO DI APPLICAZIONE SOGGETTIVO
3.1 La presente procedura si applica alle seguenti persone che segnalano violazioni di
cui sono venute a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo, le quali
svolgono la loro mansione/incarico per conto o nell’interesse della Società e, in particolare:
- ai lavoratori subordinati (compresi i lavoratori a tempo determinato, con contratto di
lavoro a tempo parziale, in somministrazione, in apprendistato, di cui al D.Lgs. 81/2015
ed i lavoratori con contratto di prestazione occasionale);
- ai lavoratori autonomi e ai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e
continuativa ex art. 409 c.p.c., nonché ai titolari di rapporti di collaborazione
“organizzata dal committente”, ex art. 2 D.lgs. 81/2015;
- ai lavoratori o ai collaboratori che forniscono beni o servizi ovvero che realizzano
opere in favore di terzi;
- ai liberi professionisti e ai consulenti;
- ai volontari e ai tirocinanti, anche non retribuiti;
- agli azionisti e alle persone con funzioni di amministrazione direzione, controllo,
vigilanza o rappresentanza, anche se svolgano tali funzioni in via di mero fatto.
Le segnalazioni effettuate da soggetti diversi da quelli di cui sopra non rilevano quali
segnalazioni whistleblowing.
3.2 La tutela delle persone segnalanti si applica anche qualora la segnalazione
avvenga nei seguenti casi:
a) quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni
sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
b) durante il periodo di prova;
a) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle
violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
3.3 Le tutele previste dalla presente procedura si applicano anche:
a) ai facilitatori, ossia quelle persone fisiche che assistono una persona segnalante nel
processo di segnalazione, operanti nel medesimo contesto lavorativo);
b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono
legate ad essa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante che lavorano nel medesimo contesto
lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e
corrente;
d) agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone
lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo della
predetta persona.
ART. 4 - OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE
Le Segnalazioni Whistleblowing sono quelle aventi ad oggetto condotte illecite rilevanti ai
sensi del D.lgs. 231/2001 o, comunque, fatti – anche meramente omissivi – che possano
integrare illeciti, irregolarità o condotte in violazione del Modello di Organizzazione,
Gestione e Controllo adottato da CBM SPA, nonché del Codice Etico e/o delle procedure
aziendali interne alla Società, di cui si è avuta conoscenza nell’ambito del proprio contesto
lavorativo.
CBM S.p.A. ritiene, altresì, eventi certamente meritevoli di segnalazione:
- le azioni suscettibili di arrecare un danno o pregiudizio patrimoniale o di immagine o
reputazionale a CBM S.p.A.;
- le azioni suscettibili di arrecare un danno alla salute e alla sicurezza dei Dipendenti
di CBM S.p.A.
La Segnalazione deve essere effettuata in buona fede e la persona segnalante deve avere
un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate
siano vere e rientrino nell'ambito della normativa.
Le Segnalazioni Whistleblowing prese in considerazione sono soltanto quelle che riguardano
comportamenti, atti od omissioni riscontrati direttamente dal segnalante, e devono
consistere in elementi di fatto precisi e concordanti. Non sono sufficienti, invece,
informazioni acquisite sulla base di semplici supposizioni, indiscrezioni o vociferazioni
scarsamente attendibili (cd voci di corridoio), così come notizie di pubblico dominio,
informazioni errate (ad eccezione di errore genuino), palesemente prive di fondamento o
fuorvianti ovvero meramente dannose o offensive.
La procedura del whistleblowing non è istituita per contestazioni, rivendicazioni o richieste
legate ad un interesse di carattere personale della persona del segnalante che attengono
esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di
lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.
ART. 5 - ELEMENTI DELLA SEGNALAZIONE
Il Segnalante deve fornire gli elementi necessari affinché il ricevente la Segnalazione possa
procedere alla valutazione del fatto e operare le opportune verifiche autonomamente. In
particolare, le segnalazioni devono essere circostanziate e fondate su elementi precisi e
concordanti, riguardanti fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala, e
devono contenere tutte le informazioni necessarie per individuare gli autori della condotta
illecita.
Si evidenzia che per beneficiare delle tutele previste dal d.lgs. 24/2023, il Segnalante deve
specificare che si tratta di una Segnalazione di whistleblowing per la quale si intende
mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di
eventuali ritorsioni subite in ragione della Segnalazione. Tale specificazione consente,
laddove la segnalazione pervenga erroneamente ad un soggetto non competente, la
trasmissione tempestiva da parte di quest’ultimo al soggetto autorizzato a ricevere e gestire
le segnalazioni di whistleblowing. In assenza di tale chiara indicazione, la Segnalazione
potrebbe essere trattata come ordinaria e, quindi, non beneficiare delle suddette tutele.
Al fine di poter dare seguito in maniera adeguata alle verifiche e agli accertamenti a
riscontro della fondatezza dei fatti segnalati, la Segnalazione deve contenere i seguenti
elementi:
- generalità complete del segnalante, con indicazione della funzione lavorativa
svolta, salvo il caso in cui si tratti di segnalazione anonima;
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione (es. data,
luogo) e delle circostanze in cui il segnalante ne è venuto a conoscenza, nonché
ogni informazione e/o prova che possa fornire un valido riscontro circa la sussistenza
di quanto segnalato;
- le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti oggetto di segnalazione sono stati
commessi;
- le generalità dell’autore delle condotte illecite segnalate o, in alternativa, altri
elementi in grado di consentire l’identificazione del medesimo (quali ad esempio la
qualifica rivestita o il servizio svolto in ambito aziendale);
- l’indicazione delle generalità di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti
oggetto di segnalazione o, in alternativa, altri elementi in grado di consentire
l’identificazione degli stessi (quali ad esempio la qualifica rivestita o il servizio svolto
in ambito aziendale);
- l’allegazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti
oggetto di segnalazione (oppure, ove questi non siano nella disponibilità del
whistleblower, l’indicazione degli estremi degli stessi, del luogo ove siano custoditi o
del soggetto che li detenga);
- ogni altra informazione che possa fornire un contributo utile all’attività di riscontro
circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Non vengono prese in considerazione segnalazioni che sono manifestamente infondate
per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti ovvero di accertato
contenuto generico tale da non consentire la comprensione dei fatti ovvero segnalazioni
di illeciti corredate da documentazione non appropriata o inconferente.
ART. 6 - SEGNALAZIONI ANONIME
Sebbene la Società, a beneficio della velocità ed efficacia delle indagini, incoraggi le
Segnalazioni nominative, ossia trasmesse non in forma anonima, ricordando che le
modalità di gestione sono state progettate al fine di garantire la massima riservatezza del
Segnalante nel pieno rispetto della normativa vigente, per le Segnalazioni anonime si
evidenzia quanto segue.
Le Segnalazioni anonime, e cioè quelle prive di elementi che consentano l’inequivocabile
identificazione dell’autore, vengono prese in considerazione solo qualora siano
adeguatamente circostanziate e in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a
contesti determinati.
Le Segnalazioni anonime, anche se trasmesse attraverso il canale interno e circostanziate,
sono equiparate alle Segnalazioni Ordinarie e per esse non troveranno applicazione le
garanzie e tutele previste per le cd. Segnalazioni Whistleblowing. Saranno, ad ogni modo,
registrate e conservate con la relativa documentazione non oltre 5 anni dalla ricezione, in
modo da essere rintracciate qualora il segnalante, che ha subito ritorsioni, venga
successivamente identificato e richieda le tutele previste dal d.lgs. 24/2023.
Le Segnalazioni anonime, non adeguatamente circostanziate e documentate, saranno
archiviate.
ART. 7 –CANALI PREDISPOSTI PER LA RICEZIONE DELLA SEGNALAZIONE
CBM SPA ha istituito dei canali di segnalazione interna che garantiscono la riservatezza
dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque
menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa
documentazione.
Il segnalante è quindi tenuto ad utilizzare esclusivamente i seguenti canali di ricezione della
Segnalazione, alternativi tra loro, predisposti da CAMPUS BIO-MEDICO SPA:
a. Piattaforma informatica denominata “Legality Whistleblowing” fornita da DigitalPA
S.r.l., accessibile attraverso il sito web di CBM SPA, mediante apposita sezione:
https://www.campusbiomedicospa.it, conforme alle indicazioni ed alle
caratteristiche contenute nelle Linee Guida ANAC e alle recenti novità introdotte
dal d.lgs. n. 24/2023. Tale canale - che consente di inviare via web, accedendo in
maniera del tutto riservata, una Segnalazione sia in forma nominativa, sia in forma
anonima - è da considerarsi preferenziale in quanto maggiormente idoneo a
garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del Segnalante e
misure adeguate di sicurezza e segretezza delle informazioni. Tutte le informazioni
inserite nella piattaforma sia dal segnalante sia dal Gestore sono cifrate tramite un
avanzato sistema di crittografia;
b. Trasmissione cartacea a mezzo raccomandata a/r della Segnalazione, da indirizzare in
via riservata e personale al Gestore delle segnalazioni whistleblowing di CBM S.p.A. al
seguente indirizzo: Via Alvaro del Portillo n. 200 – 00128 ROMA. In tal caso la Segnalazione
va inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante, unitamente
alla fotocopia del documento di riconoscimento, che dovrà recare sulla busta l’indicazione
“DATI IDENTIFICATIVI”; la seconda contenente la Segnalazione, che dovrà recare sulla
busta l’indicazione “SEGNALAZIONE”. Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una
terza busta sigillata che rechi all’esterno la dicitura “NON APRIRE – Riservata personale per
il Gestore delle segnalazioni Whistleblowing”);
c. Richiesta di incontro diretto al Gestore, da potersi effettuare anche tramite piattaforma,
che sarà fissato entro un termine ragionevole. In tal caso la Segnalazione, previo consenso
del segnalante, è documentata mediante verbale dell’incontro, che il Segnalante può
verificare, rettificare e confermare mediante la propria sottoscrizione. Il Gestore
concorderà con il Segnalante i successivi incontri, nell’ambito dei quali saranno forniti gli
aggiornamenti circa l’evoluzione del processo di gestione della Segnalazione e/o richieste
le necessarie integrazioni.
Qualora la Segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso da quello indicato
nella presente procedura, laddove il dichiarante dichiari espressamente di voler
beneficiare delle tutele in materia di whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla
Segnalazione, la Segnalazione è considerata “Segnalazione Whistleblowing” e va
trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Gestore, dando contestuale notizia
della trasmissione al Segnalante.
ART. 8. DESTINATARIO DEL CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA – PROCEDIMENTO
Il soggetto formalmente incaricato per la ricezione e l’analisi delle Segnalazioni è il Gestore
nominato, il quale ha pieno accesso a qualsiasi informazione necessaria per lo svolgimento
del compito e che provvede, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza,
effettuando ogni attività ritenuta opportuna.
In ogni caso, durante tutta la gestione della Segnalazione è fatto salvo il diritto alla
riservatezza del segnalante.
A seguito della ricezione della Segnalazione il Gestore rilascia al Segnalante avviso di
ricevimento della Segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione (sul punto, si
consideri che, entro detto termine, la piattaforma comunica in automatico al segnalante
l’avviso di ricevimento).
Laddove la Segnalazione sia pervenuta attraverso canali di contatto diversi dalla
piattaforma informatica denominata “Legality Whistleblowing”, la conferma della ricezione
della Segnalazione verrà inviata al Segnalante solo qualora quest’ultimo abbia indicato i
propri recapiti di contatto.
A decorrere dal predetto rilascio il Gestore dà diligente seguito alle Segnalazioni ricevute e
manterrà costanti interlocuzioni nel corso delle quali potrà, se ritenuto indispensabile,
chiedere chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori al Segnalante e/o ad eventuali altri
soggetti coinvolti nella Segnalazione. A tal riguardo, la piattaforma consente lo scambio di
informazioni e/o documenti.
Qualora non sia possibile contattare il segnalante ovvero lo stesso non fornisca ulteriori
dettagli entro quindici giorni dalla richiesta, si procederà ad archiviare la Segnalazione.
A seguito della ricezione della Segnalazione il Gestore effettua una valutazione preliminare
di ammissibilità della Segnalazione, che implica una valutazione sulla sussistenza dei requisiti
essenziali della Segnalazione e sui contenuti per valutarne l’ammissibilità e poter quindi
accordare al Segnalante le tutele previste.
A seguito della valutazione preliminare di ammissibilità il Gestore può:
a. archiviare la Segnalazione in quanto inammissibile, dandone comunicazione al
Segnalante, ove ad esempio sussista uno dei seguenti motivi:
1. manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare
accertamenti;
2. accertato contenuto generico e non circostanziato della Segnalazione di illecito
tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero Segnalazione di illeciti
corredata da documentazione non appropriata o inconferente tale da non far
comprendere il contenuto stesso della segnalazione;
3. produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte
illecite;
4. mancanza di dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione di
illeciti indicati all’art. 5 della presente Procedura (quali, ad esempio, la descrizione
dei fatti oggetto di segnalazione, le circostanze che hanno permesso di venire a
conoscenza di tali fatti);
5. Segnalazione avente ad oggetto fatti che, seppur riguardanti CBM S.p.A., non
rientrano nell’ambito di applicazione della presente Procedura (c.d. “segnalazioni
non inerenti”). In tal caso il segnalante verrà invitato ad inoltrare la segnalazione
alla funzione competente della Società per la gestione della tematica;
6. Segnalazione avente ad oggetto fatti già in precedenza noti e compiutamente
accertati, a cui la nuova Segnalazione non abbia aggiunto elementi nuovi
rispetto a quelli già in possesso o a quanto già conosciuto (c.d.” segnalazioni
superate”) oppure fatti per i quali siano già in corso indagini da parte di Pubbliche
Autorità (es. autorità giudiziarie e organi amministrativi).
Nel caso in cui la Segnalazione sia non adeguatamente circostanziata, il Gestore
può chiedere al Segnalante elementi integrativi tramite il canale a ciò dedicato.
b. avviare la relativa istruttoria qualora la Segnalazione abbia contenuto preciso,
circostanziato e verificabile, e faccia riferimento a fatti rilevanti. In questo caso il
Gestore si potrà avvalere del supporto e della collaborazione di strutture e funzioni
interne quando, per la natura e la complessità delle verifiche, risulti necessario un
loro coinvolgimento, come anche di consulenti esterni. Le strutture e funzioni
aziendali interessate all’attività di verifica garantiscono la massima tempestiva
collaborazione e sono tenute agli stessi obblighi di riservatezza e imparzialità cui è
tenuto il gestore delle Segnalazioni, assicurando la riservatezza dei dati personali
contenuti nella Segnalazione.
Il Gestore fornisce riscontro alla Segnalazione entro tre mesi dalla data in cui la persona
segnalante riceverà l’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi
dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione.
Il Gestore deve astenersi in caso di conflitto di interessi ed è contestualmente tenuto a
segnalare tale conflitto alle funzioni competenti della Società, che provvederà a nominare
un altro soggetto incaricato per la gestione della segnalazione.
Il Gestore, con cadenza annuale, dovrà fornire al Consiglio di Amministrazione della Società
e all’Organismo di Vigilanza un’informativa avente ad oggetto tutte le eventuali
segnalazioni ricevute e i relativi esiti delle analisi. Qualora dovessero emergere
dall’informativa aree di debolezza e/o punti di miglioramento del sistema di controllo
interno e di gestione dei rischi, l’Organismo di Vigilanza di CBM SPA potrà richiedere alla
Società l’attuazione delle necessarie azioni di miglioramento.
8.1 SEGNALAZIONE CON ESITO POSITIVO
È la Segnalazione che, a seguito delle verifiche svolte, presenti elementi di fondatezza.
In tal caso, a chiusura delle indagini, il Gestore dovrà rivolgersi alle funzioni competenti della
Società, nel rispetto del sistema di procure in vigore, perché procedano con le verifiche sui
fatti segnalati e all’individuazione di quei provvedimenti e/o azioni che, nel caso concreto,
si rendano necessari a tutela della Società, ivi inclusi – sussistendone i presupposti – i
provvedimenti disciplinari nei confronti degli autori degli illeciti e/o delle irregolarità, già
previsti dal sistema disciplinare e sanzionatorio. Non spetta infatti al Gestore accertare le
responsabilità individuali, qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità
o di merito su atti e provvedimenti adottati da CBM S.p.A. oggetto di Segnalazione, con il
rischio di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno di CBM S.p.A.
o della magistratura.
8.2 SEGNALAZIONE CON ESITO NEGATIVO
Qualora, a seguito dell’attività istruttoria svolta, vengano ravvisati elementi di manifesta
infondatezza della Segnalazione, il Gestore ne dispone l’archiviazione con adeguata
motivazione e ne dà notizia al Segnalante.
Art. 9- CONDIZIONI PER LA PROTEZIONE DEL SEGNALANTE
Le misure di protezione previste dal Capo III del d.lgs. 24/2023 e dalla presente procedura
si applicano alle persone di cui all’art. 3 quando ricorrono le seguenti condizioni:
- al momento della segnalazione, la persona segnalante aveva fondato motivo di
ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e rientrassero
nell’ambito oggettivo di cui all’art. 4 della presente procedura;
- la segnalazione è stata effettuata sulla base di quanto previsto dalla presente
procedura e, in generale, dal capo II del d.lgs. 24/2023.
I motivi che hanno indotto la persona a segnalare sono irrilevanti ai fini della sua protezione.
La Società garantisce adeguata protezione dalle segnalazioni in “malafede”, censurando
simili condotte ed informando che le segnalazioni inviate allo scopo di danneggiare o
altrimenti recare pregiudizio sono fonte di responsabilità disciplinare e, in ogni caso, la
Società si riserva il diritto di agire a difesa dei propri interessi e a tutela dei soggetti lesi.
Nel caso in cui venisse accertata, con sentenza di primo grado, la responsabilità penale
del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i reati commessi
con la segnalazione, ovvero la sua responsabilità civile, per aver riferito informazioni false
riportate intenzionalmente con dolo o colpa grave, le tutele di cui alla presente Procedura,
nonché al D. Lgs. 24/2023, non trovano applicazione e al Segnalante potrà essere irrogata
una sanzione disciplinare.
ART. 10 - OBBLIGO DI RISERVATEZZA
10.1 CBM SPA garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante sin dalla
fase di ricezione della segnalazione, nel rispetto delle previsioni di legge.
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi,
direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate senza l’espresso
consenso scritto della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti
a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, le quali devono essere espressamente
autorizzate a trattare tali dati.
10.2 Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non
può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su
accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza
dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la
segnalazione è utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del
consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
È dato avviso alla persona segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni della
rivelazione dei dati riservati, quando la rivelazione della identità della persona segnalante
è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
10.3 Fermo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023, nei procedimenti avviati in
ragione di una segnalazione, la persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua
richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di
osservazioni scritte e documenti.
10.4 CBM SPA garantisce, altresì, la riservatezza dell’identità delle persone coinvolte e
delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati
in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della
persona segnalante.
ART. 11 – DIVIETO DI RITORSIONE
11.1 Le persone indicate all’art. 3 della presente procedura non possono subire alcuna
ritorsione.
11.2 Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie
stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni vietati
ai sensi del presente articolo nei confronti delle persone indicate all’art. 3, si presume che
gli stessi siano stati posti in essere a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica
o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. L’onere di provare che tali condotte o
atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione è a carico di colui che li ha posti in
essere.
In caso di domanda risarcitoria presentata all’autorità giudiziaria dalle persone indicate
all’art. 3, se tali persone dimostrano di aver effettuato, ai sensi del d.lgs. 24/2023, una
segnalazione e di aver subito un danno, si presume, salvo prova contraria, che il danno sia
conseguenza di tale segnalazione.
11.3 Costituiscono ritorsioni le fattispecie elencate dall’art. 17, co. 4, del d.lgs. n. 24/2023
e in particolare:
a. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
b. la retrocessione di grado o la mancata promozione;
c. il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello
stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
d. la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
e. le note di merito negative o le referenze negative;
f. l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
g. la coercizione, intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
h. la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro
a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a
detta conversione;
i. il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
j. i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i
pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e
la perdita dei redditi;
k. la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
l. l’annullamento di una licenza o di un permesso;
m. la richiesta di sottoporsi ad accertamenti psichiatrici o medici.
11.4 Sono nulli gli atti assunti in violazione del presente articolo e, in generale, dell’art. 17
del d.lgs. 24/2023.
ART. 12 – ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
Tutta la documentazione relativa alle segnalazioni, predisposta e/o pervenuta durante il
processo di gestione delle stesse, è strettamente riservata e confidenziale e viene archiviata
in totale sicurezza in conformità con le norme in vigore sul trattamento dei dati personali.
Il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle segnalazioni è
tutelato ai sensi della normativa vigente e delle procedure aziendali in materia di privacy.
Le segnalazioni pervenute, i relativi atti istruttori e tutta la documentazione di riferimento,
sono conservati e catalogati in appositi archivi cartacei e/o informatici, con gli opportuni
livelli di sicurezza e riservatezza, e mantenute per il periodo necessario al completamento
della verifica dei fatti esposti nella segnalazione e per successivi 5 anni a decorrere dalla
data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo eventuali
procedimenti scaturenti dalla gestione della segnalazione (disciplinari, penali, contabili) nei
confronti del segnalato o del segnalante (dichiarazioni in mala fede, false o diffamatorie).
In tal caso le informazioni relative alle segnalazioni saranno conservate per tutta la durata
del procedimento e fino allo spirare dei termini di impugnazione del relativo
provvedimento.
Tutte le segnalazioni, incluse quelle anonimizzate, saranno in ogni caso archiviate per 5
anni.
ART. 13 – SANZIONI DISCIPLINARI E ALTRI PROVVEDIMENTI
Il sistema disciplinare adottato dalla Società ai sensi dell’art. 6, comma 2, lettera e), del
d.lgs. 231/2001, e richiamato nella Parte Generale del Modello 231, prevede, qualora ne
ricorrano i presupposti, sanzioni disciplinari:
a. nei confronti di coloro che si rendano responsabili di qualsivoglia atto di ritorsione o
discriminatorio o comunque di pregiudizio illegittimo, diretto o indiretto, nei confronti
della persona del segnalante (o di chiunque abbia collaborato all’accertamento
dei fatti oggetto di una segnalazione) per motivi collegati, direttamente o
indirettamente, alla segnalazione e che la abbiano ostacolata;
b. nei confronti del segnalato, per le responsabilità accertate;
c. nei confronti di chiunque violi gli obblighi di riservatezza richiamati nella presente
procedura;
d. nei confronti dei propri dipendenti che abbiano effettuato una segnalazione
infondata con dolo o colpa grave, come previsto dalla legge;
e. nei confronti del gestore della segnalazione nel caso di mancato svolgimento delle
attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.
I provvedimenti disciplinari saranno proporzionati all’entità e gravità dei comportamenti
illeciti accertati, potendo giungere, per le ipotesi di maggiore gravità, fino alla risoluzione
del rapporto di lavoro.
Riguardo ai Terzi (es. partner, fornitori, consulenti ecc.) valgono i rimedi e le azioni di legge,
oltre alle clausole contrattuali di risoluzione immediata del contratto ai sensi dell’art. 1456
c.c.
La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del
Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice
penale e dell’art. 2043 c.c.
Per ulteriori dettagli, si fa rinvio al Modello organizzativo “231” e al Sistema Disciplinare della
Società.
ART. 14 - TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Nel corso del procedimento titolare del trattamento dei dati (come definito dall’art. 4,
Regolamento UE 2016/679) è la Società.
Tutti i dati personali saranno trattati in conformità alla normativa vigente, secondo le
modalità dettagliate all’interno dell’Informativa Privacy, disponibile sul sito aziendale
all’interno della sezione apposita (www.campusbiomedicospa.it).
ART. 15 - ULTERIORI DISPOSIZIONI
Le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele
previsti dalla presente Procedura e, in generale, dal d.lgs. 24/2023 non sono valide, salvo
che siano effettuate nelle forme e nei modi di cui all’art. 2113, co. 4, del Codice Civile.
Il Gestore rende conto nella Relazione Annuale, con modalità tali da garantire la
riservatezza dei segnalanti, del numero di segnalazioni ricevute e del loro stato di
avanzamento.
Si rinvia al d.lgs. 24/2023 per quanto non espressamente previsto.
ART. 16 - DIVULGAZIONE DELLA PROCEDURA
La presente procedura sarà oggetto di formazione del personale ed è disponibile per la
consultazione in azienda, nonché accessibile in “formato elettronico” sul sito web aziendale
www.campusbiomedicospa.it.
CAMPUS BIO-MEDICO SPA ha predisposto e divulgato i canali per la segnalazione di
eventuali illeciti.
Le medesime modalità di diffusione sopra enunciate sono adottate per le revisioni ed
integrazioni successive della presente proced
